Elegir la impresora adecuada para su pequeña empresa puede parecer una tarea más grande de lo que debería ser. No hay escasez de opciones; Cada uno parece prometer más que el anterior. Pero al hacer malabares con una agenda ocupada y un presupuesto ajustado, necesita una máquina que haga el trabajo.
Las impresoras multifunción (MFP) combinan la impresión, la copia y, a veces, fax en un dispositivo. Eso significa menos desorden y más eficiencia en su oficina. Pero no todos los MFP son los mismos. Para obtener el mejor valor para su dinero, es útil saber qué características son las mejores para el uso de pequeñas empresas.
En este artículo, desglosaremos características excepcionales que marcan la diferencia para las pequeñas y medianas empresas. ¡Siga leyendo para obtener los detalles!
Capacidades multifunción
Las impresoras multifunción deberían hacer más que imprimir. Necesita uno que también pueda escanear, copiar y fax. Tener una impresora todo en uno ahorrará espacio y mantendrá su flujo de trabajo simple.
Piense en lo que más usa su negocio. Si el escaneo es parte de su rutina, elija un modelo con un alimentador de documentos automático. Hace escanear más rápido, especialmente cuando maneja pilas de papel.
Además, la copia debe ser rápida y fácil. Algunas impresoras multifunción le permiten cambiar el tamaño u organizar páginas del panel de control. Y si su industria todavía usa el faxing, asegúrese de que se incluya la opción. Es mejor tenerlo listo que luchar más tarde cuando sea necesario.
Manejo de papel y capacidad de bandeja
No querrás seguir parado para rellenar el papel durante un día ocupado. Es por eso que debe considerar el manejo de papel y la capacidad de la bandeja de la máquina. Una impresora con una bandeja de entrada grande puede contener más hojas, por lo que no necesitará recargarla con tanta frecuencia.
También ayuda cuando su impresora puede manejar diferentes tamaños de papel. Ya se trate de documentos legales, sobres o papel más grueso como Cardstock, tener opciones agrega flexibilidad a sus tareas. No necesitará dispositivos separados para imprimir algo diferente.
La impresión dúplex automática es otra característica útil. Ahorra papel y reduce los costos de impresión sin esfuerzo adicional. Una vez que lo tenga, se preguntará cómo trabajó sin él.
Velocidad de impresión y capacidad de volumen
La velocidad de impresión determina qué tan rápido la impresora puede producir documentos. Para las pequeñas empresas con necesidades de impresión moderadas, una velocidad de 20 a 30 páginas por minuto (ppm) suele ser suficiente. Las empresas de alto volumen pueden requerir velocidades más rápidas para mantener la eficiencia del flujo de trabajo.
Asegúrese de evaluar el ciclo de trabajo mensual recomendado, lo que indica la durabilidad de la impresora bajo un uso consistente. Un ciclo de trabajo más alto asegura que la máquina pueda manejar la impresión frecuente sin averías.
Opciones de conectividad
Necesita una impresora multifunción que se conecte fácilmente con su flujo de trabajo. La impresión inalámbrica es necesaria para usar teléfonos, tabletas o computadoras portátiles alrededor de la oficina. Le permite enviar documentos para imprimir sin conectar nada, lo que ahorra tiempo y mantiene las cosas en movimiento.
También debe verificar las opciones con cable. Universal Serial Bus (USB) y las conexiones Ethernet brindan un rendimiento estable, especialmente al imprimir mucho a la vez. Son confiables y mantienen las cosas simples cuando la conexión inalámbrica no es una opción.
Lo más importante, asegúrese de que su impresora se conecte al almacenamiento en la nube. Si usa servicios como Google Drive o Dropbox, puede extraer archivos e imprimirlos sin pasos adicionales. Algunos modelos incluso funcionan con aplicaciones de impresión móvil, lo que agrega aún más flexibilidad cuando está en movimiento.
Calidad de impresión y resolución
Impresión de calidad es importante, especialmente cuando entrega documentos a los clientes o imprime cualquier cosa que represente su negocio. Desea que el texto se vea nítido y las imágenes se presenten claramente. Ahí es donde entra la resolución. Una impresora con al menos 1200 x 1200 puntos por pulgada (DPI) ofrece resultados limpios y nítidos que parecen profesionales.
Si a menudo imprime diseños detallados o imágenes ricas en color, elija un modelo que maneja bien el color y ofrezca una resolución aún mayor. Las impresoras láser son excelentes para un texto transparente, mientras que los inyecciones generalmente funcionan con impresiones en color.
Costo eficiencia y consumibles
Los costos de impresión pueden sumar rápidamente, por lo que la planificación es crucial. Algunas impresoras parecen asequibles, pero los costos de tinta o tóner se suman rápidamente. Siempre verifique cuánto le costará cada página imprimir.
Los modelos que funcionan con cartuchos de alto rendimiento también serán útiles. Estos duran más y necesitan menos reemplazos, lo que significa menos interrupciones y más ahorros con el tiempo.
Lo más importante, elegir una impresora de eficiencia energética ayudará a reducir su factura de electricidad sin afectar el rendimiento. Por lo tanto, asegúrese de buscar uno que esté certificado por la Estrella de Energy, es un pequeño detalle que puede marcar una gran diferencia.
Características de seguridad
Si trata con información confidencial, su impresora debe ayudar a mantenerla segura. Una forma de mantenerse protegido es a través de la autenticación del usuario. Esto asegura que solo los usuarios aprobados puedan acceder a la impresora y evite que otros la usen sin permiso. El cifrado también protegerá sus archivos a medida que se muevan a través de su red para que nadie pueda agarrarlos en el medio.
Otra característica clave es la versión de impresión segura. Mantiene su trabajo de impresión hasta que esté en la máquina y está listo para recogerlo. De esa manera, no dejas nada atrás para ver los ojos equivocados.
Conclusión
Elegir la impresora multifunción correcta no se trata solo de elegir el modelo más popular. Se trata de encontrar uno que se ajuste a su negocio. Cuando tiene una impresora que se imprime claramente, se conecta fácilmente y maneja sus tareas diarias sin ralentizarlo, todo funciona más suave. Piense en lo que más importa para su negocio. Ya sea velocidad, calidad de impresión o escaneo confiable, las características correctas pueden ahorrarle tiempo y dinero.
